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昆山档案托管相关知识

时间:2018/8/18 21:58:40

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解答一:档案管理单位必须有人事管理权限 学校托管无效

“我毕业后档案一直放在学校,好像也没关系吧?”“我们老师说,工龄从毕业开始就自动计算了,跟档案托不托管无关。”每当记者与身边的同事或朋友聊起档案的问题时,类似的回答不在少数,那么,这样的认为是正确的吗?

“所有毕业生应该从这个误区中走出来,毕业之后你的档案还放在学校是属于无效的,因为它不能记录你在工作时期的表现,应该及时把你的档案转移到生源所在地或就业单位所在地的人事部门的人才中心,办理人事代理手续,这样你的档案才算是激活了,包括工龄在内的一切人事关系就有了。”海口市人才劳动力交流服务中心主任李全玲告诉记者,档案必须有具备人事管理权限的单位进行管理,目前国内具有这一权限的只有党政机关、事业单位、大型国企以及政府人事部门的人才交流中心。前三者主要针对公务员及在编人员的档案接收管理,人才交流中心则负责绝大多数非公企业聘用人员的档案管理。

李全玲还表示,毕业生档案转到人才中心后,应当及时办理人事代理手续,今后不管到哪里就职,都可以有工龄连续计算,同时人事关系可以在不同城市间正常流动。并且,工龄达到一年以后,当地人才交流中心就会帮你办理转正定级手续,今后报考公务员时,之前累计的工龄就可以纳入退休前的全部工龄。

解答二:档案个人托管属违法行为 拆封会被拒收

采访过程中,记者看到不少毕业生手持档案前来办理手续,其中一位毕业生告诉记者,学校允许他们自己领取档案或者代为寄送,他之所以选择自己领取回来办理档案托管,是觉得这样放心一点,而另一位毕业于西北某师范大学二级学院的毕业生则称,学校是直接将档案发给学生自己回来办理手续。

对此,李全玲主任无奈地向记者透露,每年来人才服务交流中心报到的毕业生中,有很多都是自己拿着档案过来的,这些学生多为民办院校毕业。“这是严重违反《中华人民共和国档案管理法》的规定的,因为《档案法》明确规定个人不能私自带有档案,学校应该按照报到证上所写的地方,通过机要件将档案寄到当地人事部门。”

那么,对于毕业生个人携带档案的情况,人才服务交流中心是怎样对待的呢?李全玲表示,一般而言,中心会出于人性化考虑,采取特事特办,只要档案袋未被拆封,他们还是会正常接收及办理相关手续的,但她也希望无论是毕业生,还是已经工作了需要办理调档的人员,一定要认识到档案调转的严肃性,尽量由学校或单位通过机要寄送,以避免不必要的麻烦。

解答三:档案须在毕业后2年内办理托管 否则将成死档

随着近几年毕业生就业问题的日益严峻,许多大学生在离开学校后,并不能很快找到工作,因此也疏忽了档案的及时调转,以为还没找好工作就不需要去人才中心办人事代理。而根据相关规定,毕业生应当在毕业后的2年内,持学校开具的报到证前往具有人事管理权限的单位进行报到登记。

据李全玲主任介绍,毕业后2年内,海口生源的学生的档案就通过学校机要件寄到海口市人才交流服务中心;非海口生源的学生不在海口就业的,档案就由学校机要寄回生源地人事部门;非海口生源学生在海口就业的,就要向海口市人才交流服务中心提出申请,交齐毕业证、劳动合同原件、用人单位营业执照等材料,中心就会出具改派函或调档函,若档案仍在学校则从学校直接调至海口市人才交流服务中心。

李全玲特别强调,大学生毕业后,一定要及时将档案存放在报到证派遣单位,个人不得自己保管,如继续存放在学校且超过2年的报到期限,则档案有可能成为死档,会在以后的人事事务中给自己造成很多的不便,包括无法进行异地人事关系调动、无法有效计算工龄、无法开具出国证明、甚至是无法正常结婚等。

个人档案很重要

在中国,个人的人事档案有着不可替代的作用,即使在人力资源实现市场化配置后,人事档案仍有着举足轻重的作用。它证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的轨迹,是具有使用价值和保存价值的重要文件材料。目前个人需要的司法公证、职称申报、报考研究生、开具个人证明、办理正式录用、办理调动、办理退休手续等都要用到人事档案。如果人事档案由无人事管理权限的单位或个人保管(遗失或材料不齐),就会在今后的人事调动中无法调动,给个人工作、生活带来不便。因此,从学校毕业后及时办理好个人档案的管理,是每个毕业生在转换身份时需要认真重视的一道工作。

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